文不如字
风起于青萍之末，浪成于微澜之间，虽微末之技，然不可小觑之。
文字和段落是组成PPT的基本元素，特别是当我们把PPT当WORD使用的时候（此处哄笑），与之相关的操作技能，是制作PPT最为基础的技能，应用最为普遍，因此也非常重要。
（一）
文字的精简和提炼
大家见过最原始的PPT是什么样子的呢？原始不代表丑，而是面对PPT这个新鲜事物还没有真正理解它的作用，以为PPT不过是文字放大版的WORD，好像老年手机的屏幕一样。
因此，PPT刚诞生之后被当作WORD来使用也就不足为奇了。
对PPT展示效果的挖掘，是随着时间的流驶不断迭代提升的。今天我们可能见识了很多惊艳的PPT设计，但并非一开始就能做到这样。
当PPT不再被当作放大版的WORD之后，对文字和逻辑的要求就越来越苛刻了。所以，公子说过，优秀PPT体现的是背后的内容提炼、逻辑设定、观点表述和演示表达等综合能力！故而，PPT做的好，更多的是你对所要展示内容的逻辑表现很出色。
当一个人现在还把PPT当作WORD来用，要么真的不会做PPT，要么是在偷懒，要么心有余而力不足，不知道该如何把握文字的逻辑，该如何提炼或精简文字。
PPT的做的好，功夫在PPT之外。逻辑思维能力和文字处理能力是一个人长期锻炼和积累的基本素养，很难一蹴而就。但公子还是想谈一谈自己的经验，期望对大家有所启发。
左图是作品《04-实用礼仪培训》的2012年原始版本，没有明显的视觉焦点，内容是大段文字且缺乏重点，无论是讲述还是观看都很难快速把握重点。右图是2015年经过优化后的版本，公子对原有的文字内容进行了梳理、总结和提炼，采用大字报的呈现方向营造了视觉焦点，使得表达的重点显著突出。
这是一个典型的多文字优化案例，我们借此案例来总结或举一反三推导出文字精简提炼的思路方法。
大段文字精简首要的工作就是要先提炼重点，因此这需要你具备一定的文字功底。你看，公子早期的作品中，大段文字只是采用刷色彩的方式强调重点，这是远远不够的，当然视觉效果也很差。
大段文字提炼时的思考角度：
1、能否提炼出最核心要点？
2、能否列举出1234各小点？
3、能否进一步梳理出具体的逻辑关系？
4、能否联想到具体的场景画面？
2015年的升级版课件对2012年的原版内容进行了优化，我们来看看优化后的版本如何？提炼出了核心的要点，辅助内容进行了层次化的展示，配图符合主题但并不符合当前的场景，但是文字还可以更有冲击力。
于是，我们更换全图背景，将原有的核心要点文字及其色块扩大到页面边缘，使之更具视觉冲击力，想要表达的内容也自然更直观的被观众接收到。
文字的精简与提炼是PPT设计的前提和基础。通过这个案例，我们可以看到，对文字的精简和提炼，可以通过摘取核心关键词或删除冗余的辞藻来提炼出核心的要点或理清逻辑关系的各小点。
提炼出核心要点或理清逻辑关系后，PPT的设计就容易多了。比如，对核心要点可采用大字报的方式来呈现，借助图文或全图型排版提升其审美设计；对已经梳理出明确逻辑关系的内容，我们可采用图示化的方式来呈现，具体的体现就是借助图表并辅以图标来提升其审美设计。
操作练习：请对下方3M公司的简介进行内容提炼和精简，提炼3个要点，并精简文本内容。
这是我偶然在网上搜集到的案例，多次应用到现场培训的讲解当中。这是把PPT当word用的典型案例，如何来提炼呢？公子建议从关键词中总结，比如，PPT中已经将一些数据加粗了。如此，公子提炼的结果如下：
【百年历史，跨国企业】3M公司全称 MinnesotaMining and Manufacturing（明尼苏达矿务及制造业公司） ，创建于1902年，总部设在美国明尼苏达州的圣保罗市，是世界著名的产品多元化跨国企业。
【勇于创新，产品繁多】3M公司素以勇于创新、产品繁多著称于世，在其百多年历史中开发了6万多种高品质产品。
【领域宽泛，贴近生活】百年来，3M的产品已深入人们的生活，从家庭用品到医疗用品，从运输、建筑到商业、教育和电子、通信等各个领域，极大地改变了人们的生活和工作方式。现代社会中，世界上有50%的人每天直接或间接地接触到3M公司的产品。
如此，我们再进行图示化设计就简单多了，或者也可以直接套用或借鉴优秀的PPT排版。
（二）
如何在PPT中输入文字
如何在PPT中输入文字，这还有人不会吗？我多次培训都遇到过有朋友请教这个问题。PPT中文字输入不像WORD那样，在光标闪烁处直接拼写就可以了。PPT中输入文字的基本方法是：【插入】→【形状】→【文本框】。因为这个功能用的很频繁，建议将【形状绘制】功能组添加到「快速访问工具栏」。
但如果每次都添加新的文本框，每次都要重新设置文字或段落的格式。布衣公子的技巧是：可以把已有的、已经设置好文字段落格式文本框复制过来，修改文字即可。
（三）
字体的选择
字体可以笼统分为「有衬线字体」和「无衬线字体」，无衬线字体是PPT的首选，当然，这个并不绝对，目前来看，审美是一个轮回，「有衬线字体」的使用场合也越来越多。
商务类型的PPT中，首先要推荐的是万能的商务字体：「微软雅黑」和「微软雅黑Light」。万能英文/数字的使用字体是「Arial」。
字体大小，要考虑使用的环境，如果是需要将PPT投影播放，建议正文≥18号，标题适当加粗变大。
各种可供选择的中英文字体非常多，虽不能说是浩如烟海，但也足够日常设计使用了。各种字体因其自身的设计特点，使用场景也各有不同，以布衣公子常用字体为例，如方正超粗黑简体适合大标题大字报，其他例子如图可以阅读了解。
如何了解学习更多的字体，很多设计大神会分享相关的知识，可以在网络或公众号中搜索了解。但是，有时候，我们发现很漂亮的字体却不知道是什么字体时，可以截图到求字体网（qiuziti.com）查找。
如果找比较生僻的英文字体，还可以去Whatfontis.com这个网站，使用方法和求字体网类似。
（四）
默认字体的设置
为了设计的便捷，可将最常用的字体设为默认字体。方法是：【设计】→【变体】→【字体】→【自定义字体】。设置好默认字体后，每次制作新的PPT时再选择该默认字体即可。
（五）
特殊字体的视觉效果保存
如果别人的电脑没有对应的字体该怎么办？我们打开PPT时，常会遇到这样的弹窗，这说明该PPT中嵌入了字体，这种体验不太好。
如果别人的电脑没有对应的字体，建议发送PPT时，将字体打包过去安装就好了。如果仅是少量的文字如标题使用了特殊字体，可以采用如下两个方法保存字体效果：
①图形化：将文字和矩形框通过【合并形状】→【相交】将字体图形化；
②图片化：复制文本框，右击粘贴为图片格式。
（六）
字体的安装与卸载
公子在现场培训讲到字体相关的内容时，常有学员打断我，请问字体怎么安装？说明这么简单的问题还是有人不会的。将字体文件复制到C:\WINDOWS\Fonts 文件夹即可（Win7以上版本，右击字体文件→【安装】）
字体太多也影响工作效率，公子不建议您的电脑装太多的字体，不常用字体可删除，等需要用的时候再安装即可。那么，如何卸载字体的呢？直接进入字体文件夹（C:\WINDOWS\Fonts 或【控制面板】→【字体】），右击相应的字体，选择删除即可。
（七）
字体的搜索与下载
一般字体去哪里下载呢？虽然百度上可搜索直接下载，但公子建议大家尽量到官网下载，也顺便能了解字体的版权情况。
（八）
字体的版权
毫无疑问，无论是字体、图片还是文章，如今版权越来越受重视，比如，某著名字体供应商曾经起诉某知名游戏公司索赔1亿元（后来提升到4亿元，最后赔偿145万），其原因就是字体侵权。但公子吐槽一下PPT的版权好像还没有什么改善，随意打包分享，盗卖等等情况充斥网络。
如何理解商业用途呢？即以营利为目的使用场景，最直接的体现就是任何含有商业发布性质的使用行为，如广告、海报、包装、书籍等印刷品，电视、电影、图片等多媒体，及软件、网站等。
大家平时用于内部交流或学习研究，版权方面问题不大，但公子建议大家养成使用可免费商用字体的习惯。有哪些可免费商用的字体呢？首先，宋体、仿宋、黑体、楷体等大众一直使用的、通行已久的字体是可商用的，如微软系统中自带方正的书宋、仿宋、黑体、楷体等，微软公司已提前得到授权，我们可放心使用。但需注意，微软雅黑的商用版权依然在方正公司。
可免费商用的字体推荐：①思源黑体与思源宋体；②王漢宗自由字型48款；③文泉驿字体④站酷字体；⑤濑户字体；⑥庞门正道标题体；⑦方正的书宋、仿宋、黑体、楷体。
（九）
基本的段落设置
PPT中段落的对齐、行距与段距设置：
对齐丨两端对齐（特别是文字中含有数字、英文等）；
行距丨1.2-1.3倍距；选择「多倍行距」修改数值；
段距丨段前4-6磅；段后4-6磅，一般选择默认6磅；
【小技巧】①用好格式刷可以便捷设置文字或段落的格式；②居中型的标题文字，设置段落为居中对齐，调整文字内容后，标题依然是居中的。
还有一种使用场景要注意，当我们直接在圆中添加文字时，我们感觉文字不需要换行时就自动换行了，这怎么办呢？
首先我们要知道，文字为什么会自动换行了？这是因为文字距离图形的边框默认有一定的距离存在，字还没有到边上就自动换行了。
如何让图形中的文字容量大一些，多写点文字再换行呢？可以将文本框左右上下的距离都设为零。
如果文字不多，不想换行，一行展示。那么可以直接将「形状中的文字自动换行」那个√给去掉。
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